数字化档案管理平台

  系统简介

    数字档案管理信息系统以档案馆内网和学校的校园网为基础,立足于海量的数字信息的存储和利用,建设成能为教学、科研和学校决策提供信息支持的综合服务平台,把数字档案馆的建设从一个部门信息平台提升到一个涵盖全校教学、科研、管理等工作的数字信息平台,实现学校档案信息存储、管理、利用、发布的数字化。

    在计算机网络、数据库和先进的开发平台上,利用现有的软件,配置一定的硬件,创建一个具有开放的、易扩充的、易维护的、具有良好人机交互界面的、保障数据安全的档案管理系统,实现山东大学档案管理的数字化。该系统可以实现对各种类型、载体的文件材料的集中统一管理,并为全校教职工、学校各部门和社会各界提供准确、精细、迅速、满足个性化需求的档案信息。

二、            系统特点

    系统软件开发面向三种网络环境,即档案馆内网、校园网及因特网。档案馆内网系统是功能最完善、具有备份性质的档案管理系统。它一方面是所有数据的汇集地和管理中心,一方面承担着档案查询与对外公布档案信息的导出功能。校园网是连接档案馆与学校各部门的纽带;运行在这个网络上的档案管理系统,承担着档案数据采集、档案管理、档案信息利用(包括查询服务和档案信息对外发布)的三重任务,服务的对象是全校的所有档案工作者、师生员工和社会用户。因特网主要涉及网络相关信息的采集和公开信息的对外发布。

三、            系统功能

数字化档案管理平台

      功能模块

功能类别

描述

数字化

案管理平台

           档案收集    

           具体工作流程分为:

              1)由各单位兼职档案员将本单位形成的纸质和其他载体形式的文件材料进行收集、整理(预立卷),同时进行相关档案数字信息(文件级、全文材料的)逻辑归档。

             2)由档案馆业务指导部对立卷单位提供的文件材料初步审查。

             3)各单位按照类别—年度—问题原则或成套性原则,将纸质等载 体形式文件材料进行组卷。

            4)各单位将文件材料按照重要程度、时间循序等原则进行卷内排序、整理,同时在档案管理系统中录入其案卷级、文件级数字信息,打印相关表格,如卷内目录(文件级信息),完成案卷实体的整理工作和案卷级、文件级数据录入工作。若有相关电子文件时,可直接链接上传,完成全文级电子档案的立卷。

            5)各部门向档案馆进行档案实体移交和数字信息的逻辑移交、物理移交(物理移交是指相关数据库或管理系统以磁盘、光盘、磁带等形式移交档案馆)。双方办理交接手续(打印移交目录)。

    6)档案馆业务指导部对各单位提交的档案实体和数字信息进行检查和分类,编制档号,打印案卷目录或专题目录,入库管理。

档案检索

能够针对不同管理状态的数据进行检索:临时状态(立卷、移交、审核)、库房状 态。同时具有下列功能:

1)具有跨库检索功能:案卷级、文件级、全文级。检索条件满足所有著录字段。检索结果须显示档号(+件号)、案卷题名、归档单位、保管期限、起止时间、页数、备注,原文标示(能够链接打开)等,并具有数据输出和打印功能。

2)在各分属类别内,能够完成案卷级、文件级、全文查阅检索功能。检索条件满足各级别所有著录字段。检索结果要求同上,能够显示档号、案卷题名(文件名)、归档单位、保管期限、起止时间、页数,原文标示(能够链接打开)等,并具有数据输出和打印功能。

档案统计

针对不同管理状态的数据进行统计:临时状态(立卷、移交、审核)、库房状态,并按时间段、按月、按日进行统计。

档案借阅

档案利用分为来馆查阅、网上预约等,

网上预约工作流程:

1)提出申请,填写《档案查阅登记表》,提出查档要求及目的;

2)档案工作人员进行审核,并准备相应的案卷等待查阅;

3)申请人到馆查阅。

专题发布            

以学校档案管理系统数据、校园网、外网为收集范围,完成对学校教师、校友、历史文化名人等重要人物的信息收集、编辑,以文字、图片、多媒体等多种方式,在服务发布子系统中进行发布。

                     系统管理

            主要包括了用户管理、权限管理、基础数据管理、数据备份等。



四、            系统界面


 

           

       

五、             案例

山东大学档案信息管理系统

 

发布人:超级管理员       最后修改日期: 2017-02-20 09:12:02.0
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